Überblick
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftsrelevante E-Mails revisionssicher zu archivieren. Unsere Managed E-Mail-Archivierung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen (GoBD, DSGVO, HGB) und bietet Ihnen gleichzeitig schnellen Zugriff auf archivierte E-Mails – für Compliance, Rechtsstreitigkeiten oder einfach zur Informationssuche.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (GoBD, HGB, AO)
- DSGVO-konforme Archivierung mit Datenschutz-Funktionen
- Revisionssichere Speicherung – unveränderbar und nachvollziehbar
- Schnelle Volltextsuche über alle archivierten E-Mails
- Entlastung der E-Mail-Server und Postfächer
- Schutz vor Datenverlust durch redundante Speicherung
- Rechtssicherheit bei Betriebsprüfungen und Rechtsstreitigkeiten
Leistungsumfang
- Automatische Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails
- Journaling-basierte Archivierung für lückenlose Erfassung
- Unveränderbare Speicherung (WORM-Prinzip)
- Verschlüsselte Übertragung und Speicherung
- Volltextsuche mit erweiterten Filtermöglichkeiten
- Aufbewahrungsfristen gemäß gesetzlicher Vorgaben (6-10 Jahre)
- Export-Funktionen für Betriebsprüfungen (IDEA, DATEV)
- Benutzerfreundliches Web-Interface für Self-Service
- Automatische Deduplizierung zur Speicherplatzoptimierung
- Compliance-Reports und Audit-Trails
Für wen ist dieser Service geeignet?
E-Mail-Archivierung ist für alle Unternehmen gesetzlich vorgeschrieben, die geschäftsrelevante E-Mails versenden oder empfangen. Besonders wichtig für Unternehmen mit hohem E-Mail-Aufkommen, strengen Compliance-Anforderungen oder regelmäßigen Betriebsprüfungen.
Warum pörtner consulting?
Unsere E-Mail-Archivierungslösung ist speziell auf die Anforderungen deutscher Unternehmen zugeschnitten. Sie erfüllt alle gesetzlichen Vorgaben und wird regelmäßig von Wirtschaftsprüfern und Datenschutzbeauftragten geprüft. Die Speicherung erfolgt ausschließlich in deutschen Rechenzentren nach höchsten Sicherheitsstandards.
📄 Service-Broschüre als PDF
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Jetzt Kontakt aufnehmenHäufig gestellte Fragen (FAQ)
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Alle geschäftsrelevanten E-Mails müssen archiviert werden. Dazu gehören Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Verträge und geschäftliche Korrespondenz. Private E-Mails sind von der Archivierung ausgenommen.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Je nach Art der E-Mail gelten Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren (allgemeine Geschäftskorrespondenz) oder 10 Jahren (buchungsrelevante E-Mails wie Rechnungen).
Kann ich archivierte E-Mails löschen?
Nein, archivierte E-Mails dürfen während der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht oder verändert werden. Nach Ablauf der Frist können sie gelöscht werden.
Ist die Archivierung DSGVO-konform?
Ja, unsere Lösung erfüllt alle DSGVO-Anforderungen. Personenbezogene Daten werden geschützt und können auf Anfrage exportiert oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.